大學資訊服務技術中心校務資訊組

來源 http://www.ithome.com.tw/itadm/article.php?c=58189

??資訊中心有比資訊需求者更了解需求的深度廣度與精度與急迫性嗎??

??資訊中心有比制度規劃者更了解需求的深度廣度與精度與急迫性嗎??

那資訊中心 到底是扮演的是:: ??

UML : CIM / PIM / PSM ??

需求者/規劃者 應該自行擬定 輸入畫面 與 查詢畫面
需求者/規劃者 應該自行擬定 報表欄位 與 簽核流程


走進大學資訊服務技術中心校務資訊組組長的辦公室內，
會發現牆上貼著一張大大的工作計畫表，
上面詳細記錄著今年大學56項資訊工作計畫的進度，
每個月該完成哪些工作，進度檢核的日期等資訊，
透過這張表格都可以一目了然。
仔細算一下，其中有32項工作，
都與校務資訊組組長任職的校務資訊組有關。

不過一般人一定不知道，
這張表背後其實代表著整個大學資訊工作管理流程的大變革。
除了工作流程和進度檢核日期都詳細的記錄在表上，
現在大學的資訊單位，每季還會列出一份季報，
季報內會記錄每個人工作進度的狀況，
並且詳細的將資訊人力與資源應用的狀況列在其中，
讓全校所有使用者單位可以透過季報，
看到自己提出的需求，達成的進度與投入的資源、工時。
這些舉措，都是在現任大學資訊服務技術中心主任，
於3年前上任後才開始推行的管理措施。

將資訊工作進度透明化，取得使用者的信任
在大學資訊單位已經工作超過10年的校務資訊組組長感受尤深，
她認為，這些改變都是資訊管理上一種好的改革。
她說：「以前常常會有明明已經投入資源和人力去做系統，
使用者卻常抱怨說資訊人員都沒在做的狀況發生。
現在透過量化且透明化的工作季報，這樣的問題就少了很多，
資訊單位和使用者單位可以擁有比較良性的溝通。」
校務資訊組組長更補充說道：
「這些改變和主任的推動密不可分，主任是一個很特別的主管，
常常會希望以管理企業的方式來管理學校資訊工作的流程。」

3年前，主任接手大學資訊服務技術中心主任的職務，
當時大學的資訊架構十分紊亂，
很多部門都擁有自己外包的資訊系統，
但是又沒有專門的人才負責管理這些系統，
使得問題叢生。

再加上外包的過程，往往資訊單位都沒有參與，
沒有專業人才協助驗收，事後發生問題時，
只能受制於外包廠商，花錢請廠商處理，
導致資源和人力的浪費。

於是在校長的強力支持下，主任首先推動資訊架構的集中化，
想辦法將不同單位自行外包的這些系統，
都收回機房統一管理，並且要求所有的外包專案，
未來都必須由資訊單位參與，
避免過去無法統一驗收與管理的弊端。

在這段過程中，主任發現，之所以會造成這樣的狀況，
問題的核心其實在於使用者單位已經無法充分信任資訊單位。
主任說：「比如說，如果總務處想做一套新系統，
但資訊單位今年的工作流程實在已經排滿了，
雖然允諾使用者將在明年開始進行，
但等不及的總務處，就會自己發包，
用自己的預算想辦法在今年就做出系統。」

也就是說，當時很多使用者單位，
因為不了解資訊單位的工作進度與流程，
往往會從單位自己的本位思考出發，
認為資訊單位就是進度慢、不夠靈活，
進而自行發包，於是才會衍生出後續的管理問題。
舉例來說，可能某個處室的辦公室內，
就放著一套系統，由特定的承辦人負責管理。
「所以會有一種很離譜的狀況發生，如果剛好承辦人放假，
又有人不小心把伺服器的插頭踢掉，那套系統就癱瘓了。
必須一直等到承辦人回來，通知外包廠商來處理，
才能恢復正常。」主任說。

在這樣的狀況下，主任和校務資訊組組長討論後，
決定以工作季報的方式，將資訊單位的運作、資源投入狀況，
完完整整的攤開在所有的使用者單位面前。
這套制度是這樣的，
資訊單位的人每個月都將自己負責的工作進度、投入工時記錄下來，
然後每兩個星期由組長負責回收，
每一季統計出一份季報，將工時和投入的資源計算到小數點後第一位，
讓所有使用者單位都可以看到自己提出的資訊需求進度與資源投入狀況。

主任認為，這樣的做法，
除了可以重新取得使用者單位信任外，
也能讓工作進度之所以延宕的原因，完全透明化。因為在工作季報上，
只要有任一資訊需求處理的進度延誤，
資訊單位就會以不同顏色標明，來區分其延誤的原因。
比如說紅色是因為資訊單位自己進度落後；
某一種顏色是使用者單位無法騰出時間共同討論需求；
而另一種顏色則是雙方都要負責。如此一來，
不同單位的主管，在看到季報時，
都可以很明確的看到延宕的責任歸屬，
也能快速的了解進度落後的原因。

除此之外，這樣的工作記錄方式，也讓不同部門在提需求時，
能夠從全盤發展的方向來考慮，不同單位可以透過季報討論，
確認資訊單位的工作負荷狀況，
討論新的需求是不是符合全校的利益，該不該外包？
不會再有「不知道資訊單位到底在做什麼？」這種質疑。
而資訊單位內部，也能透過詳細的工作記錄，
檢視每個人的工作狀況，並且設定進度的檢核點，
督促且提升工作效率。

在這些措施之後，果然大學的資訊運作，逐漸轉為集中化，
由資訊服務技術中心統籌所有資訊化的推動，工作進度也更能被掌握。
於是，大學的資訊單位就更進一步，開始進行系統的整合，健全資訊系統的體質。
除此之外，原本各地零散的委外系統，就想辦法透過API整合；
後端資料庫也透過SQL Server的功能，
將不同的資料庫的資料串起來，
目前已經完成了將近9成的整合。