ERP 培基數碼 還停在 1980 年的編碼法

ERP資料編碼-基礎篇

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作者：培基數碼　發表於2010/1/12 上午 10:31:37

談到ERP的宏圖大業，會有諸如結合企業經營策略、
增強企業整體競爭力等影響深遠值得思索的議題，
也有許多如何料帳準確、降低庫存、提升效率等有待討論改進的作業流程。
但是在此之前，有一項更基本的、更關鍵性的工作，就是資料編碼制度的設計。
的確，許多ERP 實施的問題就出在資料編碼上。


在ERP操作過程中，編號可以說是無所不在。
基本上資料只要進ERP系統，就會涉及到編號問題。
資料編碼的技術是?馬步的基層功夫，
於其羡慕王建民的伸卡球，不如先把球投到捕手手套裡吧，
於其高談闊論ERP的實施成效，
不如先建立正確的ERP資料編碼基本觀念吧。

從客戶編號說起

『給客戶編一個號』，這在企業早已是行之有年。
不過在人工作業時代，
客戶編號介於可有可無之間，編號的方式也簡單，
例如直接以客戶的簡稱做為編號便可。
然而在推動ERP 之後，
客戶編號郤從最好有(Nice To Have)變成了必須有(Must Have)，
所以新客戶建檔的第一個動作便是要給一個客戶號。問題來了，
如何能夠讓客戶號的編碼有系統性？誰來編？如何編？
尤其是不同的人、甚或不同的辦公室，
都需要為新客戶號時，更需要有明確的編碼規則，
以避免重複，並符合電腦處理上的要求。

不單是客戶如此，供應商、產品或其他資料的編碼亦是如此，
要善用ERP，就得有一套適當的資料編碼制度，
要設計編碼制度先得對資料編碼的本質有所了解，
並針對各資料的特性，方能規畫出合於己用的資料編碼方式。

資料編碼的好壞對ERP作業流程及效率的改善上，
會起關鍵性的作用，
而且資料編碼的設計在一開始時便要作對
(ERP實施中途改編號會是一場大災難)。
在ERP推動的過程中，
如果我們仍用舊的思維來處理ERP 上的編碼問題，
就喪失了改變管理體質的大好時機。

>>> 古話連篇
>>> 無意義編號+多重類別定義
>>> 才是硬道理




編號的兩大任務

編號，在電腦作業上的首要任務就是識別，所以編號亦稱為識別號。
不但要讓人能識別，更重要的是要方便於電腦識別，
務必要做做到一人一號、一物一號、一單一號，絕對不容混淆。
人工作業對於重號還可以用其他的方式例如規格、說明、日期等予以分辨識別，
但電腦作業則否(人比較聰明，此又得一證明)。
同一類東西，
如果有一物兩號或兩物一號的情形，
電腦就分辨不出來了，ERP就垮了。

>>
>>一物兩號一定是不同供應商或不同批次
>>兩物一號是因為系統沒有將屬性材質尺寸
>>系統會告知你的編號重複或此物品以編號
>>

資料在頻繁的增添刪除過程中，
如何有秩序的確保做到一物一號，
是要有條理及方法的，
資料編碼的精神及訣竅盡在此中。

編號第二個重要任務便是排序，
就是依編號的大小來排的順序，
因為資料的列印及顯示經常是依編號順序的，而順序也意味著基本分類，
因為我們總希望同一類的東西顯示時排列在一起。
資料編碼方式即暗示著資料的顯示順序有決定性的影響。

至於在資料分類及查詢的角度上，
編號反倒沒有那麼重要了，
因為一般ERP可以用各種角度來分類或查資料，
不似人工作業時代，
查資料不方便，
故而往往在編號上放上很多的含意，
例如第一碼代表什麼意思，
第二碼代表某種分類等，
以便在看編號時便可了解很多事情。
但在電腦作業的時代，
這樣做反而會讓編碼變得較複雜，
甚至傷害到編號在識別及排序的考量。
編號的組成-英文與數字

人工作業時，代碼可以使用任何符號而不受限制，
但電腦作業則不成，電腦作業時，
代碼通常由阿拉伯數字及英文字母大寫所組成。
在排列的順序上，
則以數字0最小，
英文字母Z最大。

編號不宜用中文。
為了操作上的方便，
一般的ERP系統對編號的內容通常會做大小寫轉換的處理，
也就是說，在編號欄，不管你輸入的是「A」還是「a」，
電腦都一律自動轉為「A」。
如果編號裡有中文，電腦在進行大小寫轉換時，會破壞掉其中的中文。

>> Unicode standard UTF-8 AL32UTF8
>>

如果你在ERP的資料中看到一些無厘頭的中文，
九成是編號大小寫轉換的結果。
為了降低混淆及誤判，編號通常會避免使用英文字母I及O，
因為與數字1及0太像了，容易造成輸入及識別上的錯誤。
身份證字號第一碼的英文字不含I和O就是一個最好的例子。

除了數字及字母外，
有些時候我們會把一些特殊符號放在編號內。
這些特殊符號中除了’－‘、 ’＿’等分隔符號外，
其他的符號應盡可能避免。尤其是’＊’號及＆｜？等符號，
在電腦查詢及邏輯條件的設定上，
這些符號往往有特定的涵義，
若使用這些符號可能會造成查詢上的困擾。
除此之外，使用特殊符號時，
也需考慮條碼化的可行性，
以最常用的39碼為例，
除了數字及字母外，
只接受’＋’、’－’、’＊’、’／’、’％’、’＄’六個符號。
(有些條碼例如EAN 碼甚至只能有數字)。　

使用文字或數字的另一項考量是碼的長度。
若為數字，則一碼最多有10種變化(0-9)，
若為文字則一碼可有24種變化(A-Z去除 I及O)。
同一數目的資料，碼的變化越多，
碼長可縮得越短。
當然，我們也可以文數字合用，那一碼就有34種變化，
以此類推。注意，若文數字合用，
電腦在排序上，通常數字排在字母的前面。
其他相關議題

ERP時代的資料編碼，除了基於對上述編碼本質上的了解之外，還牽涉到諸如編碼的方式、碼長的考量、編碼規則等技術性的問題。更重要的是，如何考量資料應用的特性，並與ERP的功能做最佳的結合(例如商品編號與條碼的結合)。這些相關的議題都可另撰專文做進一步討論，在此，不妨先針對ERP資料編碼的基本認識做一總結。

1. 資料編碼對ERP實施的順暢與否有決定性影響，並要在開始時就作對。
2. 資料編碼的核心需求在識別，其次在排序。
3. 碼的組成包括數字、大寫字母、及’－’, ’＿’分隔符號，不宜使用其他的符號。