ERP 成立專門進行流程設計的部門

全面落實BPM流程設計及管理思維　
文曄科技資訊處副總經理 李耀台
2010/02/08-企業IT編輯部
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對於在全球快速佈點的企業來說，必然要面對許多有關全球運籌管理的挑戰及需求。文曄科技資訊處副總經理李耀台以該公司的親身經歷指出，其中最大的挑戰，莫過於極其複雜的人員分工管理議題，因為全球各區域的風土民情、文化背景、乃至語言文字都不同，所以溝通及管理上難免有許多要克服的問題。不僅如此，還需面對跨部門、跨區域的管理層級交錯，換句話說，不僅基層員工在所處地域上會有差異，管理階層的思維及管理風格也有所不同，這些都是必須注意的重點。

一旦進行全球化，流程條件也變得多樣，例如原本相同的作業，會有不同簽核層級，企業對於來自各區域、各環節的任何需求，都必須加速反應才行，如此才能掌握時效並取得先機。此外，在全球化過程中，企業可能會有頻頻擴充整併的動作，員工將因此快速增加，管理負擔及複雜度也會隨之增高。當整個供應鏈擴及全球，資訊整合的難度也會攀高，在在考驗企業於存貨及資金靈活調度運用的能力及敏捷性。另一個值得注意的環節，莫過於全球運籌供應鏈上下游合作夥伴間，必須進行緊密的整合作業，例如可透過大量單據作業來提升整體處理的時效性。

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文曄科技資訊處副總經理李耀台。
為了因應全球運籌管理，文瞱科技特別建立ICT資訊架構，該架構分別由SAP ERP、超義科技的Power Process BPM Suite商業流程管理套件、可同時連結用戶及供應商的超義科技Power Link訊息交換管理平台，以及內含Wintech EIP軟體的IBM Wesphere入口網站伺服器所組成。李耀台表示，該公司建立此ICT架構的目的，在因應公司於快速佈點的同時，能建立1個財務、人事及IT都能彼此分享資源及訊息的共同平台，且所有管理作業及流程都能精準地加以控管，同時也希望遍佈全球各地的人員，只要電腦一上線，就能全部納進管理範疇內。不過，該架構不可能一成不變地延用下去而毫無問題，事實上，該架在因應不同流程的管理時，會變得很複雜，因此文瞱科技遂著手將其變更成SOA-based的服務化導向基礎架構，讓每個資訊元件都能變成不同的服務型式，以求運作更加穩定。

李耀台認為，面對全球化趨勢，台商不太可能將原有的營運模式套用到全世界，如此太過簡化的作法完全不對。企業應採行漸近式的BPM流程生命週期架構，首先，必須由流程負責人及流程分析師進行模組化流程，然後由流程開發者著手流程、表單開發與系統整合，接下來再由系統管理員架構流程伺服器，及管理監控區及與其他應用系統之連結；流程負責人與系統管理員可進行報表、分析及系統狀態查詢作業，並針對終端使用者提供線上工作區。

文瞱科技一開始是從導入Work Flow表單電子化的作業開始著手，僅將既有表單作業轉為電子化，當時的IT專案重點皆在討論工具程式技術對開發的支援，且僅專注於簽核的需求，而缺乏整體流程的整合及管理。由於電子表單的著眼點仍放在「人」的代理需求，在上有政策、下有對策的狀況下，便創造出許多「機器人」。

直到 2009年起，文瞱開始全面落實BPM的流程設計及管理思維，並成立專門進行流程設計的部門，如此便能全面專注並落實整體流程的最佳化及整合作業。另一重大突破，莫過於將企業管理規則與流程邏輯分離，過去，會因應不同部門需求進行流程變動，但頻繁的變動會對系統穩定性造成很大影響，如今只要變更管理規則即可，並不會影響整體流程及系統運作，IT系統因而更加穩定，回應速度也變快。至於設計上不再著重「人」，而在「事」的代理需求及分類，同時，整個流程採取客戶與目標導向，分為策略、目標、設計、執行及檢討優化等步驟。