ERP BPM 李仰哲 為何BPM專案需求這麼難搞定？

來源::
http://www.zdnet.com.tw/enterprise/column/bpmtalk/0,2000088808,20143419,00.htm
為何BPM專案需求這麼難搞定？

李仰哲 2009/12/17 04:00:00

需求確認一直是專案的必要步驟，
商業流程管理(BPM)專案自然也不例外。
但您知道BPM專案與一般的資訊系統專案在需求蒐集方面有哪些不同嗎？

:: 流程管理 是 管理流程 ??
:: 流程管理 是 透過流程線上簽核 ??

就像某股市名嘴說的：
「好的老師帶你上天堂，不好的老師帶你住套房」
…在專案的世界裡，
則有以下這麼一句話：
「好的SA/key users帶你上天堂，不好的 SA / key users帶你改不完」。

::好的客戶點你百道菜，改不完好，改不完才有錢賺。

BPM專案尤甚如此，在筆者經手的BPM專案裡，
只要企業沒有先搞清楚為何而戰？為誰而戰？
…那該專案往往都會走向失敗。

所謂的「為何而戰」是指，
企業必須先確認、決定BPM專案的目標與範疇，
以及理性的排定需求項目的優先順序(priority)，
以及判斷哪些需求是必要(must have)的、
哪些是有了會更好(nice to have)。

至於「為誰而戰」則決定了哪些人的期望應被優先滿足，
某個程度來說，
其也是左右must have與nice to have的主要變因。

:: must have，改不完才好，改完就沒有錢賺。
:: 公共工程是因為營造廠要賺錢，不是馬路需要修。

而且，就像筆者之前曾在BPM
是Top down還是Bottom up系列文章裡面提到的：
在BPM專案裡，為誰而戰是很容易就會被隱瞞或者是誤導的。
因此專案負責人必須要特別注意該點。

搞懂為誰而戰！

為誰而戰之所以這麼容易在BPM專案中失焦，
與該類型專案多半涉及跨部門業務流程有關。

如果負責BPM專案的經理不是由擁有跨部門經驗、視野的中高階主管擔任，
那其多半沒辦法察覺、規劃出一條更有效率的跨部門業務流程，
比較常見的結局是：依既有的紙本「圖章流」擬定跨部門業務流程。

問題來了，到底該由誰來統籌BPM專案？
傳統的資訊專案幾乎都是由該系統的主要使用部門負責確認、測試系統需求，
如人事系統由人事部門負責，
財務系統由財務部門主導等，
但上述作法並不適用於涉及跨部門業務流程的BPM專案。


對企業來說，負責蒐集BPM專案需求的人若不具備跨部門視野，
那提出來的業務流程多半只是複雜化自己熟悉的流程並且忽略、甚至是簡化其他部分，
當然，
該類BPM專案的實作成果除與高階主管心中預期的成效有著極大的落差外，
企業多半也沒辦法藉由該專案獲利、或者是拉升員工生產力。

簡言之，企業若能在BPM專案開始前、
便找到符合資格的人來當流程需求的負責人，
將能大幅拉升企業導入BPM專案的成效。那麼誰適合呢？
筆者建議由平常就已經在協調跨部門業務工作、
且對公司營運狀況有一定了解與決策權限的總經理特助。

除了找到對的負責人外，
筆者還常常在BPM專案中看到另外一個問題：
先決定專案成員，
之後再想法子分派任務給上述成員…看到這，
相信有專案經驗的讀者一定都發現問題點在哪了：
上述作法與一個無包袱、合理的專案成員招募流程完全相反。

因此建議BPM專案經理先確定專案涉及的業務流程有哪些，
之後再依上述流程內容找出適切的專案成員。
在確認完上述方向後，接下來的工作才與一般的資訊專案一樣，
如成員們必須深入了解各部門員工的作業流程、遭遇的問題，
並設法釐清該怎麼調整員工的作業流程，
才能發揮BPM專案的成效。

至於怎麼做？則待筆者在下一篇文章與您分享。(未完，待續)